安全・スマートにファイルを共有しよう！クラウドでのファイル共有とは？メリットや方法を解説します。
コロナ禍でのテレワークの普及などにより、さらに多くの人にとって身近なものになったクラウドサービスですが、まだ「いまいちピンとこない…」という方もいるかと思います。
クラウドファイル共有サービスとは何か？という解説から、導入するメリットなどをわかりやすく解説していきます。
クラウドファイル共有サービスとは
クラウドストレージとはオンライン上のデータ保存領域のことで、ここでファイルを保管・管理することで様々な場所からアクセスできたり複数人によるファイルの編集・保存・共有が容易にできるというもの。
リモートワークの増加に伴って普及率も高まり、多くの企業や個人が取り入れる便利なサービスです。
クラウドファイル共有サービスで何ができる？メリットは？
具体的にクラウドファイル共有サービスを利用するとどんなことができて、どんなメリットがあるのでしょうか？
下記にて紹介していきます。
時間や場所を選ばずにアクセスできる
インターネット環境があればどこからでもアクセスすることができるため、会社にいなくても情報の確認をしたりファイルを編集したりすることができます。
社内のパソコンから出ないと確認できなかったファイルなども外から確認できるようになり、こういった利点を活かしてリモートワークなどで活用されています。
複数人での共有も効率的
個別に共有する手間がなく、共有領域にファイルを保存するだけで他の人からも同じファイルを確認できるため複数人との共有も非常に効率的です。
ファイルが一元管理できる
拠点が複数あっても、いつでもどこからでもアクセスできるクラウド上で管理していれば、情報やファイルを共有する作業ややりとりをしなくても全てのファイルを一元管理することができます。
災害対策にもなる
自社でサーバーを管理していた場合、地震や豪雨などの災害や火災・停電などによりデータ損失をしてしまう可能性がないとは言えません。そういった不測の事態においても、クラウドファイル共有サービスで管理していればデータの破損や損失のリスクを低減することができます。
コストが削減できる
大容量のサーバーやシステムを自社で用意しようとすると莫大な費用がかかりますが、クラウドファイル共有サービスを利用すればサービスの利用料のみで初期費用を大幅に抑えることができます。
クラウドファイル共有サービスを選ぶポイントは？
一口にクラウドファイル共有サービスといっても様々なものがあり特徴も大きく異なるため、費用や容量、どんな機能が必要かなど、様々な面から希望に即したサービスを選択するようにしましょう。
容量の大きさ
ストレージの最大容量は提供会社によって様々で、個人や小規模事業者向けのサービスか大企業に対応したものかでは大きく異なります。
また、プランによっても最大容量が異なるため利用方法に合った容量を備えたサービス・プランを選択するようにしましょう。
利用料金
これもサービスを選択するにあたってはいへん重要なポイントの一つです。
利用コストは最大容量や利用人数、機能などでプランが分けられており、月額や年額などで発生するものがほとんどです。
無料のものもありますがセキュリティに脆弱性があったり、容量の上限がかなり少ないなどの制限があります。
セキュリティ対策
クラウドのサービスはインターネットを経由している分、情報漏洩リスクの対策はより意識しておく必要があります。
サービスにより備えているセキュリティの水準が異なりますので、必要なセキュリティレベルが満たされているか確認するようにしましょう。
機能性・使いやすさ
必要な機能がしっかり備わっているか確認することも大切です。
アクセス制限や権限の付与設定、利用予定の端末への対応など、どういった場面で利用したいかをしっかり想定して選定するようにしましょう。
バックアップ体制
サービス提供側に備えられているバックアップ体制も調べておきましょう。
何かあった時にデータ復元の対応が可能か等、情報を守るための体制が整っているかも確認しておきましょう。
クラウドファイル共有サービスのデメリットとは？
非常に便利なサービスではありますが、一部デメリットと言える特徴もあります。
これらのことは、導入前にしっかり確認しておきましょう。
カスタマイズ性が低い
クラウドファイル共有サービスは最初からパッケージ化されたサービスのため、機能や使い勝手などをカスタマイズすることは難しいです。
導入の段階で、あらかじめ使用用途にあったものや使いやすいものを比較・精査しておくことが必要です。
セキュリティ管理を徹底する必要がある
先述した通り、インターネットを通したサービスのため情報漏洩には特に気をつける必要があります。
IDとパスワードなどの情報さえ知っていれば社外からでもアクセスが可能なため、外部へ情報が盛れないよう徹底して管理しておく必要があります。
サービス提供側での障害が起こることもある
サービス提供側で障害などが発生した場合、一時的にアクセスが困難になるなどのトラブルが発生する可能性があります。提供側が復旧作業を行っている間などは自社でできる対策はないため、待つしかありません。
まとめ
クラウドファイル共有サービスについてご紹介しました。個人でも企業でもクラウドサービスの普及率は年々増えてきておりますが、まだまだローカル環境でのみファイルを管理しているという人もいらっしゃるかと思います。
クラウドサービスならではの気をつけるべき点はありますが、注意点を抑えながら使用すれば非常に便利な管理手段です。
もし、より効率的なファイルの共有手段などをお探しでしたら、導入を検討してみてはいかがでしょうか？
